Organización digital vs analógica (parte 2)

ALERTA DE SPOILER: no importa si usas un método de organización digital o analógico. Lo importante es que te organices. Sin más.

¿Qué es mejor, más eficaz y eficiente? ¿Prefieres usar la app de moda de productividad o eres más de agenda de toda la vida? O quizás te dejas post-its por la casa o te pones alarmas en el móvil. A lo mejor tienes una memoria prodigiosa o usas bullet journal para descargar tu mente de información.

Sobre este tema han corrido ríos de tinta. Yo misma escribí hace unos años sobre el tema (en este y este post). Y como mi vida ha cambiado veinte veces desde entonces, mi opinión al respecto también.

Qué método de organización uso yo

Antes de recomendar nada te contaré qué uso yo y qué necesidades tengo. Porque estarás de acuerdo conmigo en que cada ocupación tiene unas necesidades diferentes y por tanto tendrá su propio sistema de organización.

En mi caso: soy autónoma y trabajo tanto fuera como dentro de casa en proyectos a muy corto plazo que no requieren más organización que apuntarme en la agenda que voy a ir a tal sitio a tal hora. Además tengo el blog, que me exige organizarme tanto a corto como a medio y largo plazo. Y por último tengo al menos un proyecto secreto que exige una meticulosa organización a medio/largo plazo.

Como ves tengo un follón de proyectos.

Con tantas cosas y procesos para mí el debate analógico vs digital no existe. Hay cosas para las que es indudablemente mejor el sistema digital, por muy nostálgicos que nos queramos poner. Y creo que podría hacer el 100% de mi organización de forma digital. Es probable que fuera más rápida y por tanto más eficiente. El problema es que más de la mitad de mis trabajos requieren ser creativa y a mi la tecnología me corta la creatividad de raíz. Así que utilizo el siguiente sistema de organización mixto:

  1. Agenda en papel con vista anual, mensual y diaria. Ahora mismo es la agenda de Super Británico «Fantastic Days And Where To Find Them». Estoy encantada con ella, la verdad. Para el año que viene dudo entre hacer Bullet Journal o una agenda de Charuca. En septiembre veremos.
    • En esta agenda escribo los eventos, deadlines y proyectos que tengo en proceso. Además de las tareas más gordas e importantes que tengo cada día.
  2. App Todoist. Para todas las tareas que se repiten como mirar el correo, publicar en redes sociales o incluso una lista de tareas del hogar que comparto con mi pareja. Esta app es perfecta para esto. Ya sean pequeñas o grandes y que se descomponen en tareas más pequeñas. Además me sirve para compartir o asignar tareas a otras personas. Para mi apuntar todos los días la misma rutina de mañana en la agenda es una pérdida de tiempo. Si tienes cadenas de procesos que se repiten, automatízalos con una app.
organización digital vs analogica

Estas son las dos herramientas principales que utilizo. A esto habría que añadirle dos herramientas que no son necesarias pero que complementan y enriquecen la organización en general.

  • Calendario en la nube. Aunque tengo apuntados mis eventos en la agenda porque me gusta verlo en papel, tengo una copia en la nube que puedo compartir con más gente para que vean mi disponibilidad o yo ver la de los demás para así coordinarnos. Esto es muy útil hoy en día ya sea a nivel profesional o personal.
  • Libreta o bloc de notas. Uno de los motivos por los que quiero volver al bullet journal es porque integra esta función en su sistema. Muchas veces tomo notas en reuniones, hago bocetos, lluvias de ideas, o patrones en una libreta que tengo siempre encima de la mesa. No es en si una herramienta de organización pero lo escrito en ella suele marcar el ritmo de trabajo así que yo la considero una herramienta más.

Consejos de organización

Apúntalo todo

Aunque creamos que sí, la mente humana no está hecha para memorizar tareas o datos como el número de teléfono de todos mis conocidos. Si acaso para memorizar procesos como saber usar un documento word correctamente (aunque bastaría con saber cómo encontrar esa información en internet). Así que libera tu mente de todos esos datos y tareas volcándolos en una app o lista de tareas en la nevera. Ese es su sitio.

Piensa en grande y en pequeño a la vez

Ponte objetivos a largo plazo como los propósitos de año nuevo pero traemos al presente. ¿Qué tengo que hacer hoy para conseguir eso que quiero haber hecho para final de año? Nunca es pronto para ponerse a trabajar en lo que quieres conseguir.

Se inflexible contigo misma

Nos gusta posponer las tareas. Ese es uno de los riesgos de las apps. Que como la alarma del móvil por las mañanas, le damos a posponer casi inconscientemente y a lo que nos hemos dado cuenta se nos ha ido el tiempo de las manos.

Piensa muy bien cuándo vas a hacer esa tarea. Sé consciente de tus capacidades (de tiempo y recursos). Y cuando fijes una fecha, se inflexible. No hay peros que valgan.

organización digital vs analogica

Estos son los tres principios con los que yo trabajo en mi día a día. ¿Qué os parecen? ¿Vosotras qué utilizáis para organizaros? Dejármelo en los comentarios o en redes sociales. Quiero saber cómo os organizáis las que seáis madres, las trabajadoras por cuenta propia o ajena. Y decirme también si os gusta que intercale este tipo de post entre tejer y tejer. Ya sabéis que todo lo que es productividad y organización ¡me encanta!